Artículo que habla acerca de las nuevas modificaciones que hubo en algunos catálogos del SAT para facturación electrónica.
Seguir leyendoMejores prácticas al solicitar una “demo”
Adquirir un programa o software cada vez es más fácil, con solo poner las palabras de búsqueda aparecerán todas las opciones que existen en el mercado, y la labor se reduce en investigar, comparar y seleccionar la que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Después de elegir al menos 3 opciones posibles, el siguiente paso en muchos casos es “solicitar una demo” para conocer en una perspectiva más cercana la aplicación de nuestro interés, esto representa una gran ventaja antes de tomar una decisión.
Pero ¿Qué es una demo?
Una “demo” o “demostración” es una muestra del funcionamiento de un programa nos permite conocerlo, ver qué hace, cuáles son sus principales fortalezas y cómo se adapta a la empresa para poder utilizarlo y evaluarlo antes de comprarlo.
Beneficios de una demo:
- Permite conocer a detalle el programa o solución de modo que se pueda observar cómo funciona y como lo aprovecharía el usuario final, los pasos a seguir, las vistas posibles, etc.
- Atiende necesidades al momento, ya que es el espacio para confirmar que el software elegido cubrirá las necesidades de la empresa.
- Profundizar en alcance, capacidades y funcionalidades, es el espacio dónde se conocen los módulos y la funcionalidad, lo que permite indagar acerca del alcance de la solución, sobre todo en los procesos específicos del negocio.
- Conocer más al proveedor, poder saber la experiencia, casos de éxito y se da un mayor acercamiento para una óptima implementación.
La demo es una de las mejores partes en la elección de una solución de tecnología, ya que se puede entender cómo funciona y cómo se beneficiará la empresa al implementarlo, por ello es importante seguir las siguientes recomendaciones para aprovechar al máximo ese espacio de demo.
- Tener una lista de requerimientos específicos: La mayoría de las herramientas o soluciones tecnológicas tienen módulos y funcionalidades en común, pero al tener los requerimientos de cada empresa, puedes solicitar te muestren si el programa cubre esas necesidades particulares.
- Involucrar al equipo en el proyecto: Por ejemplo, al evaluar un ERP buscar que en la demo participen el área de finanzas, sistemas y operaciones; cada uno hará una aportación importante desde su área y se puede elegir el sistema que aporte un verdadero valor.
- Exponer problemas: Es momento de compartir los problemas que actualmente se enfrentan, este ejercicio es importante porque se pone a prueba el software y se puede observar en qué modulo y cómo se resolvería ese problema.
- Solicitar personalización: Al involucrar a todo el equipo y tener claros los requerimientos específicos del negocio, durante el desarrollo de la demo se puede solicitar que pongan mayor énfasis en los procesos de la empresa que les interesa resolver.
- Preguntar: Es el mejor momento para aclarar dudas, pueden existir preguntas simples desde temas de funcionalidad, de personalización o de implementación hasta aquellos que son más sensibles como son temas comerciales.
Participar es la mejor forma de aprovechar este espacio, actualmente antes de elegir una solución de TI se puede investigar bastante, por ello el tener la oportunidad de acercarse a conocerlo en cómo funcionaría ya implementado en el negocio es una oportunidad a la que se debe sacar el máximo provecho posible.
En Axentit contamos con diferentes “demos” de nuestros productos que permiten al prospecto tener una visión más clara de la las soluciones que tenemos y si estas realmente solucionarán sus necesidades:
Conoce nuestras diferentes soluciones que te ayudarán a conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y transformar productos.
Comparativo: Microsoft Dynamics GP vs SAP Business One
Al buscar un ERP encontramos muchas ofertas en el mercado y con tantas opciones es muy fácil dispersarse con las distintas características de los módulos de cada solución ERP y perder de vista el objetivo final, que es el de encontrar un sistema que ayude a nuestro negocio a optimizar operaciones, transformar productos y conectar con los clientes.
Cuando las listas de funciones del ERP son similares es necesario conocer más allá de las características y ver cómo funcionan para determinar qué producto es la mejor opción para la empresa.
Optar por una solución de gestión empresarial es una decisión muy importante en cualquier negocio ya que cambiar de sistema implica invertir tiempo, dinero y recursos, por ello te presentemos el comparativo entre Microsoft Dynamics GP y SAP Business One.
Conoce los principales factores diferenciadores que te ayudarán a tomar la decisión correcta.
Accede al comparativo dando clic en la imagen.
Contáctanos si quieres conocer más sobre Dynamics GP o solicita una Demo.
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8 ventajas del Workflow de aprobación en Dynamics GP
Microsoft Dynamics GP tiene un sistema workflow integrado que brinda a los usuarios la capacidad de crear flujos de trabajo o procesos de aprobación que mejoran los métodos comerciales de la organización.
Workflow 2.0 de Dynamics GP crea procesos consistentes para que un documento de registro maestro o lote fluya a través de GP, de esta manera; muestra quién debe aprobarlo y las condiciones para su aprobación.
Aquí los 8 beneficios del workflow de aprobación en Dynamics GP:
- Crea procesos comerciales consistentes que garantizan su cumplimiento.
- Elimina los errores.
- Elimina las aprobaciones en papel y el tiempo dedicado a buscar las firmas necesarias para la aprobación.
- No es necesario iniciar sesión en GP, quien aprueba puede rechazar o aceptar de forma rápida y fácil haciendo clic en un enlace enviado por email que se actualiza automáticamente en GP.
- Los responsables de la aprobación pueden delegar a otros integrantes del equipo para cumplir la función de validar.
- El flujo de trabajo envía emails de recordatorio. También agrega a otro responsable después de un período de tiempo específico si la solicitud no fue respondida.
- Mejora la visibilidad permitiendo que los miembros del personal verifiquen el estado del artículo que está esperando aprobación.
- Las notificaciones se envían una vez aprobadas.
Éstos son los procesos de aprobación que están disponibles en GP:
- Aprobación de adición de cuenta de libro mayor
- Aprobación de lote de libro mayor
- Aprobación del lote de cuentas por cobrar
- Aprobación de adición de proveedor
- Aprobación del lote de cuentas por pagar
- Aprobación de transacciones por pagar
- Aprobación de solicitud de compra
- Aprobación de la factura de compra
- Recepción de aprobación de transacción
- Aprobación del informe de gastos
- Aprobación de parte de horas
Descubre todos los beneficios al usar Approval Workflow de Dynamics GP, solicita una demo y descubre como GP y nuestras diferentes soluciones maximizan las operaciones de tu empresa.
Conecta con clientes, empodera empleados, optimiza operaciones y transforma productos.
¡Microsoft Dynamics GP 2018 está aquí!
Anteriormente comunicamos los pasos de Dynamics GP para los siguientes años, el 1 de diciembre se lanzó la actualización más reciente: Microsoft Dynamics GP 2018.
Veamos tres áreas diferentes de mejora que trae consigo Dynamics GP
1.- Recursos humanos y nómina
La optimización de la experiencia de recursos humanos y nómina para los usuarios de GP fue una gran prioridad para esta actualización.
Aquí hay algunas capacidades que GP agregó en este departamento:
- Desactiva los informes de embargos en la configuración de publicación
- Disminuye las opciones de nómina desde y los registros inactivos desde la configuración general.
- Cambia códigos de departamento en todos los archivos
- Restringe la deducción inactiva y los códigos de beneficios en las búsquedas
- Reimpresión de distribución e informes resumidos
- Integración avanzada de bienestar humano y salud
2.-Workflow 3.0
Se agregaron tres nuevos flujos de trabajo en Dynamics GP 2018 en función de los comentarios de los usuarios:
- Workflow de la cuenta GL
- Workflow de las transacciones de recepción·
- Workflow de facturación de compras
3. Cambios en Web Client
El objetivo de estas mejoras en el área de web client es facilitar la navegación y el uso con las funciones adicionales que se enumeran a continuación:
- Autocompletar
- Acceso directo a Smartlist en web client
- Ventana de maximización de conciliación bancaria
Con esta nueva versión, Microsoft Dynamics GP se centra en mejorar la plataforma y la aplicación principal. Al hacer esto, Dynamics GP tomó las principales características solicitadas por los clientes para guiar las últimas mejoras.
Se espera que esta versión mejore la integración con las populares aplicaciones complementarias, las funciones adicionales de inteligencia empresarial y las mejoras de navegación.
Contáctanos si quieres conocer más sobre Dynamics GP y nuestras diferentes soluciones que te ayudarán a conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y transformar productos.
Los cinco beneficios de Dynamics GP para el área financiera
Para la organización de las empresas, el área de finanzas es muy importante. Las empresas que buscan expandirse necesitan una imagen precisa de los resultados operativos para predecir el momento adecuado para crecer.
Microsoft Dynamics GP es un módulo de recursos de planificación empresarial (ERP) completo diseñado para llevar herramientas corporativas. Este software permite administrar operaciones, finanzas e inventario, con una implementación rápida y sencilla.
Compartimos cinco formas en la que Dynamics GP impacta positivamente a los informes financieros de la empresa:
1-. Conocimiento total a través de los estados y reportes financieros.
Los estados financieros investigan el estado económico de la empresa. Un estado financiero debe incluir un balance general con una lista de los activos y pasivos, el volumen de operación (incluye ventas, gastos, cuentas por cobrar), ganancias y pérdidas. También muestra el flujo de efectivo y, potencialmente la rentabilidad en lo que respecta a su resultado final.
Microsoft Dynamics GP ayuda a las empresas a convertir datos en conocimiento. Tener estos informes financieros al alcance en una herramienta fácil de usar, ayudará a tomar decisiones comerciales responsables.
En la solución de Dynamics GP hay cientos de herramientas predefinidas crear informes predefinidas; una de ellas es el Management Reporter que es el módulo que permite crear y ver estados financieros.
Además, hay un panel de escritorio que permite ver y organizar informes, almacenar declaraciones históricas y documentación de respaldo en una biblioteca de informes, incluso automatizar informes, enviándolos cada día, semana o mes, a las distintas partes interesadas lo que genera un ahorro de tiempo.
Mientras se trabaja en informes financieros y análisis de negocios, la comunicación entre los colaboradores mejora gracias a la mensajería instantánea y a las notas interactivas. Tener una herramienta de informes financieros actualizados ayuda a mejorar las cuentas por cobrar, aumenta la precisión de las facturas y agiliza todos los flujos de trabajo financieros y operativos de la empresa.
2.- Detectar costos y rentabilidad con Dynamics GP
Los informes financieros permiten que el negocio aumente o disminuya, dependiendo del flujo de caja y las ventas proyectadas. Esta es una de las características ofrecidas por Dynamics GP que ayudará a identificar dónde están subiendo los costos y cómo están afectando la rentabilidad general de la empresa.
Con esta información financiera y operacional se puede crear visualizaciones de datos que comuniquen la imagen exacta de las finanzas corporativas en gráficos, de modo que se entienda el panorama financiero.Una vez que creado el informe financiero en Management Reporter, se puede compartir con cualquier persona.
Todas estas características forman parte de las herramientas de informes financieros y de análisis empresarial que se encuentran en Microsoft Dynamics GP, a medida que la empresa crece, se pueden agregar gráficos que desglosen las ventas por territorio o proyectar la demanda del consumidor de sus productos frente al suministro disponible.Estas son herramientas de informes financieros que rastrean e informan sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) que son exclusivos de su negocio.
3.-Planificar e implementar estrategias de crecimiento
La expansión de la empresa es más fácil con un producto escalable como Dynamics GP. GP toma los informes financieros y los lleva a una estrategia financiera; se puede utilizar el software para rastrear las cuentas por cobrar, pero también puede impulsar fácilmente los esfuerzos de planificación estratégica y financiera a proyecciones de siguiente nivel para guiar a la empresa.
Dynamics GP permite calcular los objetivos futuros en función de los negocios históricos y las tendencias del mercado, incluso admite idiomas y monedas extranjeras reduciendo las dificultades de globalización. Dynamics GP puede ser usado para determinar exactamente cuándo expandir sus negocios a nuevos mercados.
4.- Tomar de decisiones financieras en tiempo real
Las funciones de informes financieros en Dynamics GP son interactivas, lo que permite compartir informes con otros colaboradores en tiempo real, se pueden agregar comentarios a un informe y compartirlo con otros, o iniciar un chat de mensajes instantáneos para obtener más información.
La función de los informes financieros permite administrar el efectivo disponible y los gastos contra los presupuestos, además se puede integrar con la plataforma bancaria para monitorear los activos. En GP, las vistas del panel se filtran específicamente a la cantidad de tareas en las que se está trabajando.
5.- Mejora de informes financieros con GP
Microsoft Dynamics GP permite realizar funciones básicas de contabilidad, junto con la creación de informes detallados que describen con precisión dónde se encuentra la empresa en el mercado.Los informes financieros hacen un seguimiento del rendimiento y del valor general de la empresa, además permiten tomar decisiones estratégicas críticas que afectan el crecimiento de la empresa.
Dynamics GP es mucho más que una herramienta de informes financieros; potencializa la colaboración entre los empleados y clientes. Microsoft Dynamics GP le permite tener una visión retrospectiva y previsora teniendo un panorama de 360 ° del camino que su empresa deba seguir.
Conoce más de Contabilidad Electrónica para Dynamics GP y de nuestras soluciones que te permitirán conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y mejorar productos.
Las 8 preguntas y respuestas para elegir una solución de ERP adecuada para la empresa.
Con este cuestionario rápido y fácil puedes conocer que funcionalidades de ERP se adaptan de mejor manera a las necesidades de tu empresa
1.-¿Qué industria describe mejor a la empresa?
Todas las empresas tienen necesidades y requisitos comunes para funciones específicas como es la contabilidad general, las cuentas por pagar, etc.; para ello, cualquier sistema contable competente que pueda analizar los saldos y créditos de la empresa será suficiente. Sin embargo, más allá de esas necesidades comunes, los requisitos de cada empresa comenzarán a variar considerablemente. Por ejemplo: para una empresa de fabricación, las funciones que son un requisito necesario para su funcionamiento no serán iguales para una empresa de servicios profesionales.
Cada ERP se alineará mejor con industrias específicas o ‘verticales’, permitiendo que el ERP satisfaga un alto porcentaje de necesidades y requisitos de esa industria, mientras que sus ofertas a otras industrias probablemente sean insuficientes. Conocer el tipo de industria de la empresa permite que el proceso de selección de una o más soluciones ERP se mueva rápidamente, reduciendo el campo a soluciones de ERP relevantes que sirvan a cada empresa.
2.-¿Qué tipo de implementación requiere la empresa?
La decisión sobre cómo implementar un nuevo ERP puede ser simple o no.Algunos sistemas ERP solo se ofrecen soluciones “en la nube” donde solo es necesario inscribirse para una suscripción y listo. Otros sistemas ERP son sistemas heredados, que la compañía necesita poseer, administrar y mantener; es decir, solo están disponibles en hardware. Unos pocos sistemas ERP ofrecen opciones de implementación, por lo que es primordial entender la preferencia de la empresa por el método de implementación, reduciendo la gama de sistemas ERP que se considerarán.
3.-¿Reemplazar el área de finanzas o implementar un sistema ERP completo?
Los sistemas de contabilidad, como su nombre lo indica, se enfocan exclusivamente en analizar los saldos y créditos de la empresa, y de esta manera producir estados financieros conciliados.
Los sistemas ERP ofrecen una gama mucho más amplia de subsistemas y funciones además de todos los sistemas contables, es decir, recursos humanos y nómina, presupuestos y previsiones, CRM, etc.
Por ello se debe considerar lo siguiente: Desde la perspectiva de la empresa: ¿Cuán amplia es la visión de proyecto? ¿Será un cambio en el departamento de Contabilidad, o un cambio total de la compañía?
4.-¿Ofrecer facilidades de uso para el área recursos humanos?
Elegir implementar un sistema ERP, dónde se incluya el módulo de Recursos Humanos, también significará determinar cómo los empleados interactuarán con el sistema. Se puede abrir el sistema al empleado con diferentes funciones a través de un portal web o colocando una actividad administrada dentro del área de recursos humanos; funciones tales como la actualización de información personal, agregar direcciones, nuevos colaboradores o modificar beneficios y deducciones de los empleados.
5.-¿Implementar un sistema automatizado para la el área de ventas?
Existen sistemas de contabilidad para registrar actividades cuando ocurren o poco después. Los sistemas ERP pueden ser mucho más proactivos cuando se integran con un sistema de automatización de fuerza de ventas.
Un componente de automatización de fuerza de ventas puede mejorar significativamente la productividad de la empresa; Pero ¿cómo se logra? Usando la automatización y los flujos de trabajo, analizando actividades históricas y saldos actuales de los equipos de ventas, generando mayor satisfacción y lealtad del cliente, menos errores y personal de ventas más productivo.
6.-¿Roles específicos para los empleados?
Los sistemas ERP generalmente ofrecen licencias de usuario con diferentes niveles de acceso, el usuario avanzado tiene pleno acceso a toda la información, un usuario empleado tiene acceso a sus propios registros personales y restringido a la demás información.
Algunos usuarios pueden realizar todas y cada una de las tareas, mientras que otros tienen acceso de “solo lectura”, ejecutando informes y consultas, pero sin poder interactuar con el sistema.Con el nuevo sistema ERP, la cantidad de acceso que se otorgará y la profundidad del acceso serán fundamentales para comprender el alcance y la amplitud del esfuerzo de implementación de un nuevo sistema.
7.- ¿Un ERP adaptable en cualquier lugar?
Las necesidades de una empresa multinacional pueden ser más desafiantes que las de una empresa que solo opera en un solo lugar. La estructura organizativa, los requisitos de impuestos y presentación de informes, las divisas, etc., deben acomodarse dentro del sistema ERP. Estas características no son opcionales, deben estar presentes para que la empresa funcione, y se debe tener en cuenta que no todos los ERP manejan estas opciones.
8.-¿Tamaño de la empresa?
Conocer el tamaño de la empresa, incluido el tamaño del personal, es muy útil para determinar el alcance general del proyecto, su duración y su complejidad.
• Una compañía pequeña, con una única ubicación y con pocos empleados, puede ser bien atendida con una solución local, administrando todo internamente.
• Una compañía grande y multinacional, con muchas ubicaciones y con muchos empleados, puede tener mejores resultados con un despliegue en la nube y acceso a Internet para todos
Ahora ya sabes qué tipo de ERP es el que más conviene a tu empresa, solo tienes que identificar las señales de que tu negocio está listo para adquirir una solución de gestión empresarial y descubrir los puntos clave en el proceso de evaluación y selección del ERP.
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¡Dynamics GP continúa con grandes y nuevas mejoras!
Del 10 al 13 de octubre del 2017 se llevó acabo el GPUG Summit 2017 en Nashville TN, la reunión anual donde se habla todo lo que respecta a Dynamics GP a través de sesiones educativas; entre los temas destacados que se hablaron fue el futuro de GP.
El mensaje principal sobre las nuevas mejoras fue entregado por Pam Misialek, Gerente de Marketing de Microsoft Dynamics GP. Este es el 11º año de la Cumbre GPUG, qué gran momento para reflexionar sobre cómo ha crecido y cambiado este evento en los últimos 11 años.
En el evento Microsoft resaltó la gran una necesidad de avanzar y crear una mejor experiencia con el usuario y con con el entorno de negocio en el que se desenvuelven las empresas. Se destacó que gracias a la tecnología ahora es posible conectarse a GP desde cualquier lugar y en cualquier momento, teniendo un mejor control de todo lo que sucede en la empresa y en las operaciones.
La gran noticia del evento fue descubrir que GP seguirá por mucho más tiempo, con nuevas y grandes mejoras para los próximos años; en el “Roadmap de Microsoft Dynamics GP” se aprecia que los lanzamientos ahora serán anualmente en vez de cada 6 meses; de esta manera el lanzamiento de GP 2018 saldrá el 1 de diciembre teniendo así que los nuevos lanzamientos saldrán al final de cada año.
Se exhortó a que los usuarios de GP compartan sus sugerencias e ideas para las en Connect.Microsoft.com ya que Microsoft escucha y toma en cuenta todas las sugerencias y experiencias de los usuarios al desarrollar las nuevas funcionalidades de GP; de hecho, se aseguró que más de la mitad de las nuevas características de GP 2018 provienen del sitio web Connect.
Algunas de las nuevas características que se están disponibles en GP son:
- Optimización de los sercicios financieros / HRP con mas funciones.
- Documentos completos adjuntos
- Power Suite Evolution
- Experiencia del usuario: todo lo necesario para hacer más fácil el trabajo
- Workflow 3.0
En Axentit podemos ayudarte a integrar Microsoft Dynamics GP a tu negocio. Visita nuestra página y conoce nuestras diferentes soluciones que ayudarán a tu empresa a optimizar operaciones, mejorar productos, conectar con tus clientes y empoderar a tus empleados.
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*Nota original en inglés de www.gpug.com, Nashville 2017 Summit GPUG: https://www.gpug.com/gpugsummit/blogs/angie-ryan/2017/10/11/gpug-summit-nashville-opening-session-recap
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Paso a paso para hacer un cierre mensual en Dynamics GP
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