Microsoft Dynamics GP tiene un sistema workflow integrado que brinda a los usuarios la capacidad de crear flujos de trabajo o procesos de aprobación que mejoran los métodos comerciales de la organización.
Workflow 2.0 de Dynamics GP crea procesos consistentes para que un documento de registro maestro o lote fluya a través de GP, de esta manera; muestra quién debe aprobarlo y las condiciones para su aprobación.
Aquí los 8 beneficios del workflow de aprobación en Dynamics GP:
- Crea procesos comerciales consistentes que garantizan su cumplimiento.
- Elimina los errores.
- Elimina las aprobaciones en papel y el tiempo dedicado a buscar las firmas necesarias para la aprobación.
- No es necesario iniciar sesión en GP, quien aprueba puede rechazar o aceptar de forma rápida y fácil haciendo clic en un enlace enviado por email que se actualiza automáticamente en GP.
- Los responsables de la aprobación pueden delegar a otros integrantes del equipo para cumplir la función de validar.
- El flujo de trabajo envía emails de recordatorio. También agrega a otro responsable después de un período de tiempo específico si la solicitud no fue respondida.
- Mejora la visibilidad permitiendo que los miembros del personal verifiquen el estado del artículo que está esperando aprobación.
- Las notificaciones se envían una vez aprobadas.
Éstos son los procesos de aprobación que están disponibles en GP:
- Aprobación de adición de cuenta de libro mayor
- Aprobación de lote de libro mayor
- Aprobación del lote de cuentas por cobrar
- Aprobación de adición de proveedor
- Aprobación del lote de cuentas por pagar
- Aprobación de transacciones por pagar
- Aprobación de solicitud de compra
- Aprobación de la factura de compra
- Recepción de aprobación de transacción
- Aprobación del informe de gastos
- Aprobación de parte de horas
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Todas las empresas tienen necesidades y requisitos comunes para funciones específicas como es la contabilidad general, las cuentas por pagar, etc.; para ello, cualquier sistema contable competente que pueda analizar los saldos y créditos de la empresa será suficiente. Sin embargo, más allá de esas necesidades comunes, los requisitos de cada empresa comenzarán a variar considerablemente. Por ejemplo: para una empresa de fabricación, las funciones que son un requisito necesario para su funcionamiento no serán iguales para una empresa de servicios profesionales.
Existen sistemas de contabilidad para registrar actividades cuando ocurren o poco después. Los sistemas ERP pueden ser mucho más proactivos cuando se integran con un sistema de automatización de fuerza de ventas.
Las necesidades de una empresa multinacional pueden ser más desafiantes que las de una empresa que solo opera en un solo lugar. La estructura organizativa, los requisitos de impuestos y presentación de informes, las divisas, etc., deben acomodarse dentro del sistema ERP. Estas características no son opcionales, deben estar presentes para que la empresa funcione, y se debe tener en cuenta que no todos los ERP manejan estas opciones.
